L'ospite e il concierge
Prima che un ospite possa usare il concierge, deve completare un passaggio di verifica. Questo serve a proteggere le informazioni della struttura e a garantire che solo ospiti con prenotazione reale possano accedere ai codici.
Il link di verifica
Il modo più efficace per attivare il concierge è copiare il link di verifica dalla pagina Prenotazioni e inviarlo all'ospite. Il link include già l'ID della struttura:
smartost.io/verifica?property=[id-struttura]
Come trovare il link:
“Ciao [nome], benvenuto in [struttura]! Attiva il concierge digitale per tutte le informazioni sulla casa: [link]”
Quando inviarlo:
- Al momento della conferma prenotazione — inseriscilo nel messaggio di benvenuto che mandi sempre ai tuoi ospiti
- Come promemoria 1-2 giorni prima del check-in — così l'ospite lo ricorda al momento dell'arrivo
💡 Suggerimento
La scheda da stampare (alternativa fisica)
La scheda da stampare è un documento stampabile con un QR code che punta a smartost.io/verifica. La lasci fisicamente in casa — l'ospite la trova all'arrivo, inquadra il QR code e segue le istruzioni.
Come generarla:
💡 Suggerimento
La verifica dell'ospite
Quando l'ospite apre il link o inquadra il QR code, arriva su una pagina semplice dove inserisce:
- 1Nome e cognome — come appaiono nella prenotazione
- 2Il codice prenotazione — il codice che compare nella email di conferma Airbnb/Booking (es. "HM3X9Y7P" o "4521378901")
- 3Le date di check-in e check-out
- 4La lingua preferita — quella in cui riceverai i messaggi di Smartost
Il sistema usa il codice per trovare la prenotazione. Il nome e le date che inserisci vengono salvati per aiutarti a riconoscere l'ospite nelle notifiche.
💡 Suggerimento
L'attivazione WhatsApp
Dopo la verifica, l'ospite viene reindirizzato su WhatsApp con un messaggio pre-compilato. Deve solo premere “Invia” per attivare la sessione con il concierge.
Quando l'ospite invia quel primo messaggio:
- 1Smartost collega il numero WhatsApp alla prenotazione verificata
- 2Invia all'ospite un messaggio di benvenuto con il nome, la struttura e le date del soggiorno
- 3Il messaggio include una nota che spiega che si tratta di un assistente virtuale
- 4La prenotazione passa in stato "Attivata"
Da quel momento, ogni messaggio dell'ospite al numero Smartost riceve una risposta automatica dal concierge.
Se la prenotazione non era ancora nel sistema
Se la tua prenotazione non era ancora nel sistema, dopo l'attivazione su WhatsApp ricevi un messaggio che ti invita ad attendere. L'host ha ricevuto una notifica con i tuoi dati e può autorizzare l'accesso in qualsiasi momento. Non devi fare nulla — ti arriva un messaggio di conferma quando l'accesso è aperto.
💡 Suggerimento
La finestra di accesso
Il concierge è disponibile non appena l'ospite attiva la sessione su WhatsApp. Quello che cambia nel corso del soggiorno sono le informazioni a cui ha accesso:
Prima del check-in e dopo il check-out(accesso pubblico)
Il concierge risponde solo con le informazioni generali: orari, come raggiungere la struttura, regole della casa, consigli locali. I codici di accesso non vengono forniti.
Durante il soggiorno(accesso completo — dal check-in ore 12:00 al check-out ore 12:00)
Il concierge ha accesso completo a tutte le informazioni, inclusi i codici di accesso e le informazioni riservate.
Dopo il checkout + 2 giorni
La sessione scade automaticamente. L'ospite non riesce più a usare il concierge, anche se scrive al numero Smartost.
Questo sistema protegge le informazioni sensibili (codici, accesso) garantendo che raggiungano solo chi è effettivamente in casa.
Il ciclo di vita completo
Riepilogo degli stati di una prenotazione dal punto di vista dell'ospite:
Importata
Verificata
smartost.io/verifica. Non ha ancora scritto su WhatsApp.In attesa di autorizzazione
Attivata
Scaduta
Chiusa (opzionale)
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