Il concierge WhatsApp
Il concierge è un assistente virtuale che risponde automaticamente alle domande dei tuoi ospiti su WhatsApp. Risponde solo usando le informazioni che tu hai inserito — non inventa nulla.
Come funziona
Il flusso completo, dalla domanda dell'ospite alla risposta:
smartost.io/verifica
Cosa può e non può fare
Può fare
- Rispondere a domande sulla struttura (WiFi, check-in, check-out, regole, come arrivare)
- Fornire codici di accesso (porta, cassaforte, WiFi) durante la finestra del soggiorno
- Indicare ristoranti, trasporti, attrazioni se inseriti nelle informazioni sulla casa
- Rispondere nella lingua in cui scrive l'ospite, qualunque essa sia
- Avvisarti quando non trova una risposta o quando condivide codici di accesso
Non può fare
- Inventare o dedurre informazioni non inserite da te
- Prendere decisioni operative (modificare prenotazioni, accettare richieste speciali)
- Rispondere se il concierge è disattivato per quella struttura
- Rispondere a ospiti non verificati o con sessione non attivata
- Rispondere normalmente a un ospite in attesa della tua autorizzazione — in quel caso l'ospite riceve un messaggio che lo invita ad attendere il tuo via libera
- Rispondere in caso di emergenze — rimanda all'host e al 112
⚠️ Attenzione
I livelli di accesso
Non tutte le informazioni sono accessibili all'ospite in qualsiasi momento. Il concierge ha due livelli di accesso in base all'orario del soggiorno:
Accesso pubblico — da quando l'ospite attiva il concierge
- Informazioni generali sulla struttura
- Come raggiungere la struttura
- Orari di check-in e check-out
- Regole della casa
- Consigli locali (ristoranti, trasporti, attrazioni)
Accesso completo — durante il soggiorno
- Tutte le informazioni pubbliche sopra elencate
- Codici di accesso (porta, WiFi, cassaforte)
- Informazioni sensibili specifiche per il soggiorno
Dal check-in (ore 12:00) al check-out (ore 12:00)
💡 Suggerimento
Ospiti in attesa della tua autorizzazione
Se ricevi una notifica per un ospite che non era tra le tue prenotazioni importate, il concierge si comporta come in accesso pubblico fino a quando non autorizzi. I codici e le informazioni riservate restano protetti anche se l'ospite scrive durante il soggiorno.
Le lingue
Il concierge rileva automaticamente la lingua dall'ospite e risponde nella stessa lingua. Può rispondere in qualsiasi lingua — non c'è un elenco fisso.
Italiano, inglese, francese, tedesco e spagnolo sono le lingue gestite per i messaggi di sistema (benvenuto, notifiche, messaggi di errore). Per le risposte del concierge, la lingua è quella del messaggio ricevuto.
💡 Suggerimento
Le notifiche all'host
Quando succede qualcosa che richiede la tua attenzione, ricevi un'email al tuo indirizzo account. Se hai inserito un numero di contatto nella scheda struttura, ricevi anche un messaggio WhatsApp. I tipi di notifica:
Domanda senza risposta
L'ospite ha fatto una domanda che il concierge non ha saputo rispondere. Il messaggio include la domanda e un link per rispondere direttamente (vedi Risposta rapida).
Codici condivisi
Il concierge ha fornito un codice di accesso (porta, WiFi, cassaforte) a un ospite. Ricevi conferma ogni volta che avviene.
Segnalazione urgente
L'ospite ha scritto qualcosa che il concierge ha classificato come emergenza (incidente, malore, odore di gas, ecc.). Il concierge ha già indirizzato l'ospite a contattarti o chiamare il 112, e ti invia subito una notifica.
💡 Suggerimento
La risposta rapida
Quando ricevi una notifica “Domanda senza risposta”, nel messaggio c'è un link che ti porta direttamente a una pagina per rispondere.
La pagina mostra:
- La struttura e l'ospite
- La domanda esatta che ha fatto
- Un campo testo per inserire la risposta
Quando invii la risposta:
- 1La risposta viene aggiunta alle informazioni della struttura come nuova voce
- 2L'ospite riceve immediatamente la risposta via WhatsApp
- 3Le domande future sullo stesso argomento vengono gestite automaticamente dal concierge
💡 Suggerimento
Emergenze
Se un ospite descrive una situazione di emergenza (odore di gas, incendio, malore, pericolo fisico), il concierge non tenta di rispondere alla domanda e invia invece un messaggio fisso:
“Mi dispiace sentire questo. Sono un assistente informativo e posso aiutarti solo con domande sulla struttura. Per emergenze, contatta direttamente l'host o chiama il numero di emergenza locale (112 in Italia).”
Ricevi immediatamente una notifica email con il messaggio dell'ospite.
Attivare e disattivare il concierge
Il toggle “Concierge WhatsApp” nella scheda struttura → tab Dettagli attiva o disattiva il concierge per quella struttura.
Quando disattivarlo:
- Durante manutenzione straordinaria con informazioni non aggiornate
- In periodi di chiusura prolungata
Non è necessario disattivarlo tra un soggiorno e l'altro — il sistema gestisce automaticamente le finestre di accesso per ogni prenotazione. Un ospite con soggiorno terminato non riesce a usare il concierge anche se questo è attivo.
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