Leggi il tuo documento

Hai già un welcome book, un foglio istruzioni o un manuale casa? Caricalo direttamente: Smartost lo legge e trasforma le informazioni in voci pronte per il concierge — senza riscrivere nulla a mano.

Perché caricare un documento

Molti host hanno già scritto le regole della casa, le istruzioni degli elettrodomestici, i consigli per i ristoranti locali. Caricando quel documento, Smartost evita di farti rispondere alle stesse domande di cui hai già scritto la risposta.

Il sistema non copia il testo così com'è: lo riorganizza in voci categorizate (wifi, regole, cucina, area…) e ti mostra cosa ha capito prima di salvare qualsiasi cosa. Sei tu che decidi cosa entra nelle informazioni della struttura e cosa no.

💡 Suggerimento

Se non hai ancora niente di scritto, puoi usare la configurazione guidata (le domande passo-passo) invece del documento. Le due strade arrivano allo stesso risultato — scegli quella che ti costa meno fatica.

Cosa caricare

Carica un PDF — il formato che quasi tutti i word processor esportano in un clic. Va benissimo:

un welcome book che hai preparato per i tuoi ospiti
un foglio istruzioni plastificato che tieni in casa
un documento Google Docs o Word che usi tu internamente
una guida della zona che hai scritto negli anni

Non serve che sia impaginato bene. Anche un documento scritto di corsa, con elenchi puntati e abbreviazioni, va letto senza problemi. L'importante è che il testo sia selezionabile (non un'immagine scansionata in bianco e nero).

⚠️ Attenzione

Questa guida copre il caricamento da PDF. Se il tuo welcome book è salvato come documento Word o Google Docs, esportalo in PDF prima di caricarlo: su Word è File → Salva come → PDF, su Google Docs è File → Scarica → PDF.

Come funziona

Il flusso è in tre passi:

Vai su Strutture → [la tua struttura] → Informazioni e clicca “Da un documento”. Puoi caricare fino a 5 file PDF per volta.

Smartost avvia la lettura. Ci vogliono di solito meno di un minuto per documento. Puoi chiudere il browser — la lettura continua in background e trovi il risultato al tuo ritorno.

Quando la lettura è completa, Smartost ti mostra le voci che ha trovato — organizzate per categoria — e ti chiede di revisionarle prima di salvare. Nulla entra nelle informazioni della struttura finché non lo confermi.

Sezione Informazioni con il pulsante Da un documento e la lista dei file caricati — Sezione Informazioni — area di caricamento documento

💡 Suggerimento

La lettura è asincrona: dopo aver cliccato “Avvia lettura” puoi anche navigare altrove. Quando torni sulla scheda Informazioni trovi lo stato aggiornato (in lettura / completato / errore).

La revisione: 3 livelli di attenzione

Una volta completata la lettura, entri nella fase di revisione. Smartost ti presenta le voci trovate in tre passaggi, dal più importante al più rapido — così non ti sommerge di decisioni tutte insieme.

Livello 1 — I segreti (codici e accessi)

Le prime voci che vedi sono quelle che contengono codici di accesso, PIN, password WiFi, combinazioni di cassaforte. Sono mostrate per prime perché richiedono una scelta esplicita sulla visibilità: il sistema le propone sempre come riservate (visibili all'ospite solo durante il soggiorno), ma tu puoi cambiare.

Se scegli di renderle pubbliche (visibili anche prima del check-in), il sistema ti chiede una conferma ulteriore. Non è un blocco — è un momento di pausa perché i codici resi pubblici possono essere letti dall'ospite anche settimane prima dell'arrivo.

⚠️ Attenzione

Il sistema riconosce automaticamente i segreti anche se non li hai etichettati: cerca parole come “codice”, “password”, “PIN” vicino a valori alfanumerici. Non dipende da cosa ha detto l'AI — è una garanzia deterministica. Per ogni voce puoi sempre modificare il testo o scartarla.

Livello 2 — Le cose incerte

Queste voci sono quelle su cui la lettura non era sicura al 100%: testo ambiguo, frase incompleta, informazione che potrebbe essere interpretata in più modi. Smartost te le mostra una alla volta e ti chiede di controllarle. Per ognuna puoi:

Va bene — la voce è corretta, la salvi com'è.
Correggi — modifichi il testo prima di salvare.
Non serve — la voce non è utile e la elimini.

Livello 3 — Le cose sicure

Le voci su cui la lettura era sicura vengono raggruppate per categoria. Le vedi tutte insieme e puoi approvarle in blocco con un clic su “Va bene tutto”. Se vuoi entrare nel dettaglio, espandi ogni voce, correggila o saltala prima di confermare il gruppo.

💡 Suggerimento

Puoi anche aggiungere voci mancanti direttamente dal gruppo: se una categoria ha informazioni utili che non erano nel documento, trovi un campo “Manca qualcosa? Aggiungila a questa categoria” in fondo alla card.

Schermata di revisione con una card per voce sensibile che mostra la scelta sulla visibilità — Revisione — Livello 1: una voce con codice di accesso

Schermata di revisione livello 3 con un gruppo di voci sicure per categoria e il pulsante Va bene tutto — Revisione — Livello 3: approvazione in blocco di un gruppo categorie

Dopo la revisione: le domande di completamento

Una volta che hai confermato (o scartato) tutte le voci, Smartost confronta quello che hai salvato con la lista minima di informazioni utili per un concierge. Se manca qualcosa di importante — l'indirizzo della struttura, il numero di emergenza, le istruzioni di check-out — ti fa solo quelle domande.

Sono tipicamente 2-5 domande, non un questionario completo. Se il documento era già esaustivo, potrebbe non chiederti nulla.

💡 Suggerimento

Non perdi il lavoro fatto: le domande di completamento non sovrascrivono le voci già salvate, le aggiungono. Puoi sempre tornare sulle informazioni della struttura e modificarle in qualsiasi momento.

Limiti tecnici

Prima di caricare, tieni a mente questi limiti:

Massimo 50 pagine per PDF — se il tuo documento è più lungo, vedi la sezione Problemi qui sotto.
Massimo 20 MB per file — documenti con molte immagini incorporare possono essere grandi — esporta in PDF compresso se necessario.
Massimo 5 file per volta — puoi caricare più sessioni se hai più documenti.

Quante letture al mese

Ogni documento caricato (e avviato alla lettura) conta come una lettura del documento. Il limite mensile dipende dal piano:

Free — 2 letture del documento al mese
Host — 10 letture del documento al mese
BnB — 20 letture del documento al mese
Property Manager — 50 letture del documento al mese

Se esaurisci le letture del mese, non puoi caricare altri documenti per quel ciclo — ma puoi continuare a costruire le informazioni della struttura con la configurazione guidata (le domande passo-passo), senza alcuna limitazione. Le letture si azzerano con il rinnovo mensile del piano, in sincronia con il contatore messaggi.

💡 Suggerimento

Nella pratica, il limite si raggiunge raramente: una volta caricate le informazioni di una struttura, non hai bisogno di ricaricare il documento ogni mese — il contenuto rimane nelle informazioni della struttura fino a quando non lo modifichi.

Codici e segreti: come vengono protetti

I codici di accesso, i PIN, le password WiFi e le combinazioni di cassaforte sono trattati in modo speciale. Anche se il sistema non li cataloga correttamente come segreti — per esempio se la parola “codice” mancava nel tuo documento — c'è una difesa deterministica che entra in gioco dopo la lettura:

Il sistema analizza il testo di ogni voce e cerca automaticamente pattern riconoscibili: codice + valore numerico, WiFi + sequenza alfanumerica, PIN, password, passphrase e molte varianti. Se trova uno di questi pattern, marca la voce come riservata — indipendentemente da cosa ha deciso la lettura AI.

Una voce riservata è visibile all'ospite solo durante il soggiorno (dal check-in ore 12:00 al check-out ore 12:00). Prima e dopo quella finestra, il concierge risponde con una frase neutra senza rivelare il codice.

💡 Suggerimento

Nella fase di revisione puoi sempre modificare la visibilità di una voce — incluse quelle marcate come riservate. Se per esempio il “codice” che il sistema ha trovato era in realtà il numero civico, puoi renderla pubblica dopo aver letto il contenuto.

Se qualcosa non funziona

Il documento è troppo lungo (più di 50 pagine)

La lettura si ferma prima di completarsi. Il messaggio di errore te lo dice esplicitamente. In questo caso hai due opzioni:

1Dividi il documento in parti: carica prima le pagine con le informazioni pratiche (wifi, regole, check-in) e poi quelle con i consigli locali.
2Prosegui direttamente con le domande guidate — arrivi allo stesso risultato, con qualche minuto in più.

Il sistema non ha trovato nessuna informazione utile

Succede con documenti prevalentemente grafici (locandine, brochure con poco testo) o con PDF che contengono solo immagini scansite. Il messaggio di errore ti indirizza alla configurazione guidata, che funziona comunque — non perdi nulla di ciò che hai già salvato nelle informazioni della struttura.

La lettura sembra bloccata

Se lo stato rimane “In lettura” per più di 5 minuti, prova a ricaricare la pagina. In caso di errore del provider, il sistema tenta automaticamente un secondo tentativo — se anche quello fallisce, vedi il messaggio di errore con l'azione consigliata.

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