Termini e Condizioni

Termini del Servizio.

Versione 2.0 · Aggiornamento: 16 giugno 2026

1. Premesse e Definizioni

Le presenti Condizioni disciplinano l'accesso e l'utilizzo del servizio Smartost, fornito da:

Fornitore: Luca Melis
Strada Comunale San Gemiliano, 09028 Sestu (CA)
P.IVA 04186110922

Ai fini del presente accordo si intende per:

  • Cliente / Host: soggetto che utilizza il Servizio per la gestione delle proprie strutture ricettive
  • Ospite / Guest: utente finale che interagisce con il sistema di messaggistica WhatsApp
  • Servizio: piattaforma Smartost nel suo complesso, accessibile via web e API
  • Knowledge Base (KB): contenuti informativi forniti dal Cliente per generare le risposte
  • Agenti AI: sistemi software basati su modelli linguistici (LLM) per generare risposte automatiche
  • Sub-processor: fornitori terzi che trattano dati per conto del Fornitore

L'utilizzo del Servizio comporta accettazione integrale delle presenti Condizioni. Se il Cliente non accetta, non è autorizzato a utilizzare il Servizio.

2. Oggetto del Servizio

2.1 Smartost è un servizio software di comunicazione informativa automatizzata per strutture ricettive, operante prevalentemente tramite WhatsApp.

2.2 Il Servizio risponde automaticamente alle domande degli Ospiti usando esclusivamente le informazioni sulla casa caricate dal Cliente (Knowledge Base), opera tramite WhatsApp Business API (Twilio) e fornisce un pannello di controllo web.

2.3 Il Servizio non: gestisce prenotazioni o calendari, elabora pagamenti, prende decisioni operative, sostituisce il rapporto diretto Host–Ospite, garantisce risposte complete in caso di informazioni sulla casa incomplete.

2.4 Il Servizio costituisce uno strumento di supporto informativo. Il Cliente rimane l'unico responsabile delle comunicazioni verso i propri Ospiti.

2.5 Il Servizio è fornito secondo obbligazione di mezzi e non di risultato.

3. Attivazione e Accesso

3.1 L'accesso avviene tramite registrazione e attivazione di un Account Host su smartost.io.

3.2 La registrazione richiede l'accettazione esplicita delle presenti Condizioni e della Privacy Policy tramite flag obbligatorio nel form di registrazione.

3.3 L'Account Host è l'unità contrattuale, economica e operativa del sistema.

3.4 Il Cliente è responsabile della riservatezza delle credenziali e di tutte le attività svolte tramite il proprio account.

4. Piani, Crediti e Utilizzo

4.1 Il Servizio è disponibile nei seguenti piani:

PianoMessaggi/mesePrezzoNote
Free10€0Nessuna carta richiesta
Host75€19/meseRinnovo mensile automatico
BnB150€39/meseRinnovo mensile automatico
Property Manager400€79/meseRinnovo mensile automatico

4.2 Pacchetto Top-up: 100 messaggi aggiuntivi a €19, senza scadenza, disponibili solo per piani a pagamento.

4.3 Ogni messaggio gestito con risposta AI completa consuma un credito. Non vengono addebitati crediti per messaggi rifiutati per sessione non valida, errori di sistema o duplicati.

4.4 Il contatore si azzera automaticamente all'inizio di ogni ciclo mensile. I crediti Top-up non scadono.

4.5 In caso di esaurimento crediti o pagamento non valido, il servizio automatico viene sospeso. L'Host mantiene accesso alla dashboard.

5. Fatturazione e Rinnovi

5.1 I pagamenti sono gestiti tramite Stripe (sub-processor). Il Cliente accetta i termini Stripe al momento della sottoscrizione.

5.2 L'abbonamento si rinnova automaticamente, salvo disdetta tramite il portale clienti.

5.3 Il Cliente è responsabile della validità del metodo di pagamento. In caso di mancato pagamento confermato, il Servizio viene sospeso.

5.4 I corrispettivi già pagati non sono rimborsabili, salvo obblighi di legge.

5.5 Il Fornitore può modificare i prezzi dei nuovi piani con preavviso di almeno 30 giorni via email. I prezzi possono essere modificati con preavviso di almeno 30 giorni via email per i clienti con abbonamento attivo.

6. Funzionamento dell'Intelligenza Artificiale

6.1 Il Servizio utilizza sistemi AI generativa (LLM) per produrre le risposte agli Ospiti.

6.2 Le risposte sono generate sulla base delle informazioni sulla casa caricate dal Cliente. Il sistema non inventa informazioni non presenti in quelle caricate.

6.3 Possono tuttavia verificarsi errori, omissioni o interpretazioni non corrette. Il Fornitore non garantisce accuratezza assoluta.

6.4 Il Servizio non prende decisioni operative. Qualsiasi risposta che implichi una decisione rimane responsabilità del Cliente.

6.5 L'Ospite viene informato, nel messaggio di benvenuto all'attivazione, che sta interagendo con un sistema AI.

7. Obblighi del Cliente

7.1 Il Cliente è responsabile della correttezza, completezza e aggiornamento delle informazioni sulla casa caricate nel sistema.

7.2 Il Cliente garantisce: di avere il diritto di trattare i dati degli Ospiti, di aver fornito agli Ospiti un'informativa privacy adeguata, che le informazioni caricate non violano diritti di terzi, il rispetto delle condizioni d'uso delle piattaforme integrate.

7.3 Il Cliente si impegna a non utilizzare il Servizio per spam, marketing diretto non autorizzato, trattamento di categorie speciali di dati personali, attività illecite.

7.4 Il Fornitore può sospendere il Servizio in caso di uso improprio accertato.

8. Dipendenza da Servizi Terzi

8.1 Il Servizio dipende da infrastrutture fornite da terze parti. L'elenco aggiornato dei sub-processor è disponibile nella Privacy Policy.

8.2 I principali sub-processor: Twilio (messaggistica WhatsApp), Anthropic (modello AI generativo), OpenAI (embedding vettoriali), Supabase (database e autenticazione), Vercel (hosting serverless), Stripe (pagamenti), Resend (email transazionali).

8.3 Il Fornitore non è responsabile per interruzioni dei servizi terzi, modifiche alle API, blocchi del numero WhatsApp Business, downtime AI per cause esterne.

8.4 Il Servizio è fornito su base best-effort. Non è garantita la continuità assoluta.

9. Limitazione di Responsabilità

9.1 Il Fornitore non è responsabile per danni indiretti, perdita di prenotazioni, danni reputazionali o perdite economiche derivanti dall'utilizzo o mancata disponibilità del Servizio.

9.2 La responsabilità complessiva del Fornitore è limitata all'importo pagato dal Cliente nei 12 mesi precedenti al verificarsi del danno.

9.3 Il Cliente è il solo responsabile delle comunicazioni verso i propri Ospiti, anche se generate automaticamente.

10. Protezione dei Dati (GDPR)

10.1 Il Cliente è Titolare del trattamento (Data Controller) dei dati personali degli Ospiti. Il Fornitore agisce come Responsabile del trattamento (Data Processor).

10.2 I dati personali degli Ospiti sono trattati esclusivamente per l'erogazione del Servizio.

10.3 Il Cliente garantisce di disporre di una base giuridica valida per il trattamento dei dati degli Ospiti.

10.4 I messaggi degli Ospiti sono conservati per un massimo di 90 giorni dalla data di invio.

10.5 Il Fornitore adotta misure tecniche adeguate: crittografia HTTPS, controllo accessi RLS a livello database.

10.6 L'elenco sub-processor è nella Privacy Policy.

11. Disponibilità del Servizio

11.1 Il Fornitore si impegna a mantenere il Servizio operativo con ragionevole continuità. Non è garantita un'uptime minima contrattualizzata per i piani Free e Host.

11.2 Le manutenzioni programmate saranno comunicate con ragionevole preavviso tramite email o dashboard.

12. Modifiche al Servizio e alle Condizioni

12.1 Il Fornitore può modificare funzionalità e limiti del Servizio. Le modifiche sostanziali saranno comunicate con preavviso di almeno 15 giorni.

12.2 Le presenti Condizioni possono essere aggiornate. Il Cliente sarà notificato via email. Il proseguimento nell'utilizzo del Servizio costituisce accettazione delle nuove Condizioni.

12.3 Il piano Free è offerto a discrezione del Fornitore. Il Fornitore si riserva il diritto di modificare, limitare o sospendere il piano Free in qualsiasi momento e senza preavviso. I Clienti attivi sul piano Free saranno notificati via email dell'avvenuta modifica.

13. Durata e Recesso

13.1 Il contratto ha durata indeterminata e si rinnova automaticamente su base mensile per i piani a pagamento.

13.2 Il Cliente può interrompere l'utilizzo in qualsiasi momento tramite il portale clienti. La disdetta ha effetto alla fine del periodo in corso.

13.3 Il Fornitore può sospendere o terminare il Servizio in caso di violazione delle presenti Condizioni, uso illecito o mancato pagamento.

13.4 Alla cessazione, i dati del Cliente sono conservati per 30 giorni e successivamente eliminati, salvo obblighi di legge.

14. Feedback

Il Cliente concede al Fornitore il diritto non esclusivo di utilizzare feedback, suggerimenti e recensioni per migliorare il Servizio, senza obbligo di compenso.

15. Legge Applicabile e Foro Competente

15.1 Le presenti Condizioni sono regolate dalla legge italiana.

15.2 Il foro competente per qualsiasi controversia è quello di Cagliari, salvo diverso accordo scritto.

Fornitore: Luca Melis – P.IVA 04186110922 – Sestu (CA)
Email: info@smartost.io